Actele oficiale emise de către autoritățile unui stat sunt valabile în alt stat numai dacă sunt apostilate sau supralegalizate.
În statele cu care România a încheiat tratate sau convenții bilaterale de asistenţă juridică în materie civilă care prevăd scutirea de supralegalizare, actele oficiale sunt recunoscute direct, fără nicio altă formalitate. Acestea sunt: Albania, Austria, Bosnia şi Herțegovina, Bulgaria, Cehia, Croaţia, R.P.D. Coreea, Cuba, Franţa, Republica Macedonia de Nord, Republica Moldova, Mongolia, Muntenegru, Polonia, Federaţia Rusă, Serbia, Slovacia, Slovenia, Ucraina, Ungaria, Belgia (în practică se solicită apostilarea documentelor), R.P.Chineză (în practică se solicită supralegalizarea documentelor).
1) APOSTILA
În ţările semnatare ale Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, actele oficiale emise de autorităţile române sunt recunoscute dacă poartă apostila.
Apostila este un certificat eliberat de autoritățile competente ale unui stat semnatar al Convenției de la Haga, pentru actele oficiale întocmite în tara respectiva, care urmează sa fie prezentate pe teritoriul unui alt stat semnatar al Convenției. Apostila este în fapt o ștampilă care se aplică pe anumite acte și prin care se atestă veracitatea semnăturii, calitatea în care a acţionat semnatarul actului sau, după caz, identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe acest act. pentru prevenirea utilizării actelor false în vederea producerii de efecte juridice.
Autoritățile competente să aplice apostila în România sunt: Camerele Notarilor Publici, Tribunalele și Instituția Prefectului, în funcție de tipul actului.
Lista actualizată cu țările semnatare ale Convenției cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, precum și autoritățile competente să apostileze, din fiecare stat semnatar, se regăsesc pe site-ul https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41
2) SUPRALEGALIZARE
Supralegalizarea este procedura prin care se atestă, pentru statele care nu au calitatea de parte a Convenției de la Haga din 5 octombrie 1961 sau cu care România nu are tratate bilaterale pentru recunoașterea reciprocă a actelor, faptul că actul supus acestei proceduri este un act oficial, veracitatea semnăturii, calitatea în care a acționat semnatarul actului și identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe acest act.